Home / Youinspire / เป็นหัวหน้าสั่งงานลูกน้องอย่างไรให้รู้ความ

Back

เป็นหัวหน้าสั่งงานลูกน้องอย่างไรให้รู้ความ

8 months ago

สำหรับคนที่ทำงานในระดับหัวหน้าหรือผู้บริหาร ในการแจกแจงงานหรือสั่งงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชาหรือลูกน้องทั้งหลายทำนั้น เพื่อให้ได้ผลลัพธ์หรืองานที่ออกมามีประสิทธิภาพตรงตามความต้องการของคุณให้มากที่สุด

สิ่งสำคัญคือ การสื่อสารที่ตรงประเด็นอย่างชัดเจน กระชับ ฉับไว (ยกเว้นว่าลูกน้องของคุณจะเป็นคนสนิทรู้ใจที่แค่ขยิบตาก็รู้ว่าต้องการอะไร)  

แต่หลายๆ  ครั้งคนเป็นหัวหน้าก็ต้องปวดหัวเมื่อสั่งงานไปกลับได้งานที่ไม่ตรงความคาดหวัง งานผิดพลาดบ้าง งานไม่ครบไม่ละเอียดเรียบร้อยบ้าง งานที่ก่อให้เกิดความเสียหายบ้าง

ขอแนะนำให้ลองปรับกลยุทธ์ในการสื่อสารก่อนสั่งงานกับลูกน้องด้วยวิธีเหล่านี้ดู แล้วจะรู้ว่ามันเวิร์กกว่าเดิม

 

1. เรียบเรียงสิ่งที่ต้องการอย่างมีลำดับในหัวตัวเองก่อน

มันคงไม่ดีนัก หากตัวหัวหน้าเองก็ไม่รู้จะเริ่มอะไรก่อนอะไรหลังในการทำงาน ดังนั้น คุณหัวหน้าควรจะลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องการได้เสียก่อน เพราะหัวหน้าที่ดีไม่ได้มีหน้าที่แค่สั่งงานหรือชี้นิ้วสั่ง แต่ต้องมองเห็นภาพรวม วัตถุประสงค์สำคัญของเนื้องานทั้งหมด และรู้ว่างานที่ดีที่สำเร็จแล้วภาพที่ออกมาควรเป็นอย่างไร และถ้าคุณเป็นหัวหน้าที่ขี้ลืม การจดบันทึก Memo เอาไว้เป็นหลักฐานจะช่วยกันลืมได้ดี

 

2. ก่อนสั่งงานต้องรู้ว่าลูกน้องที่คุณสั่งงานเป็นคนแบบไหน

คุณอาจจะคิดแย้งในใจว่าทำไมจะต้องมานั่งสนใจว่าลูกน้องคนไหนบุคลิกลักษณะการทำงานอย่างไร แต่วิธีนี้จะช่วยให้คุณได้งานที่ดีได้ง่ายขึ้น ลองแบ่งลูกน้องออกเป็นกลุ่มตามนี้

  • กลุ่มคนเก่งหรือคนมากประสบการณ์

ลูกน้องกลุ่มนี้มักเข้าใจในคำสั่งได้โดยง่าย เพียงสั่งงานด้วยข้อความที่กระชับ ได้ใจความครอบคลุม กำหนดเดดไลน์การส่งงานที่ชัดเจน จากนั้นปล่อยให้เขามีอิสระในการทำงานหรือมีส่วนร่วมในการแชร์ไอเดีย งานที่ได้ก็มักจะออกมาดีมีความคิดสร้างสรรค์ เมื่อผลงานดีอย่าลืมชื่นชมเขาเพื่อเป็นกำลังใจต่อยอดในงานชิ้นหน้า

  • กลุ่มคนประสบการณ์น้อยหรือพนักงานใหม่

ลูกน้องกลุ่มนี้ไม่เชิงว่าไม่เก่งเพียงแต่เขาอาจจะยังใหม่กับงานที่ได้รับมอบหมาย ขาดทักษะขาดประสบการณ์ ในการสั่งงานนอกจากความชัดเจนแล้ว คุณอาจต้องอธิบายรายละเอียดให้ครบถ้วนด้วย บอกลำดับขั้นตอนในการดำเนินงาน กำชับเดดไลน์การส่งงาน และเตือนถึงข้อผิดพลาดที่ควรระวังอย่าให้เกิดขึ้น และอย่าลืมให้กำลังใจเขาด้วย เพื่อให้เขาเกิดแรงมุ่งมั่นในการทำตามคำสั่งอย่างเต็มที่

  • กลุ่มคนที่ขาดความเชื่อมั่นหรือขาดความละเอียดรอบคอบ

คนกลุ่มนี้อาจจะเคยทำงานผิดพลาดมาก่อน (หรือแม้แต่ทำผิดบ่อยๆ) คนเป็นหัวหน้าควรจะให้โอกาสเขาในการแก้ไขข้อผิดพลาดที่เคยเกิดขึ้น ในการสั่งงานคุณจะต้องบอกทุกอย่างให้ละเอียดมากกว่ากลุ่มคนประสบการณ์น้อยหรือพนักงานใหม่ กำชับเรื่องข้อผิดพลาดที่ไม่ควรเกิดขึ้นอีก รวมถึงแนะวิธีแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้น รวมถึงให้กำลังใจเขา หรือบอกเขาว่าหากมีข้อสงสัยอะไรให้ถามได้ หรือให้มาปรึกษางานได้ในระหว่างการดำเนินงาน และถ้าคุณไม่มั่นใจ อาจจะลองถามถึงความคืบหน้าเป็นระยะ (แต่ไม่ใช่ตลอดเวลาจนกลายเป็นหัวหน้าสุดจู้จี้ไป)

 

3. ใช้น้ำเสียงที่เหมาะสม

งานบางอย่างสั่งลูกน้องด้วยเสียงที่ดุและเกรี้ยวกราด ก็อาจทำให้ลูกน้องตื่นตกใจและลนลานจนงานออกมาด้วยความรีบร้อน หรืองานบางอย่างสั่งแบบทีเล่นทีจริง จนลูกน้องไม่รู้ว่าสำคัญขนาดไหน ปล่อยไปแบบชิลๆ  จนงานเสียระบบ คุณควรเลือกโทนน้ำเสียงที่เหมาะสมในการสั่งงาน ในสถานการณ์ที่เหมาะสม หัวหน้าบางคนสั่งงานระหว่างไปปาร์ตี้หลังเลิกงานกับลูกน้อง ปรากฏว่าตกดึกลูกน้องเมามายจนลืมทุกอย่างไปหมด  

 

4. ไม่สั่งงานกลับไปกลับมา ดูวกวน

จริงอยู่ว่าในการทำงานควรมีแพลน A แพลน B หรือแผนสำรองต่างๆ แต่นั่นหมายความว่าแผนการแรกไม่ประสบผลสำเร็จหรือมีข้อผิดพลาดจึงควรเปลี่ยนแผน แต่ไม่ใช่เปลี่ยนการสั่งงานไปมา วันนี้แบบหนึ่ง พรุ่งนี้แบบหนึ่ง เพราะจะสร้างความสับสนและตีความผิดของลูกน้องได้

 

5. เมื่อลูกน้องส่งงาน เช็กรายละเอียดงานให้ถี่ถ้วนก่อนส่งต่อลูกค้าหรือผู้บริหารระดับสูงต่อไป

แม้จะเป็นงานที่มาจากลูกน้องมือดีที่อยู่กับคุณมาหลายปี อย่างน้อยควรสละเวลาในการเช็กความถูกต้องของงานทุกครั้งก่อนส่งต่อลูกค้าหรือผู้บริหารระดับสูงกว่าคุณ วิธีนี้เป็นการป้องกันข้อผิดพลาดไปในตัว อย่าลืมว่านี่เป็นงานแบบทีมเวิร์ก หากมีข้อผิดพลาดที่ลูกค้าท้วงติง คุณเองนั่นแหละที่จะเป็นปราการด่านแรกที่โดนลูกค้าหรือผู้บริหารระดับสูงตำหนิติติง

 

6. หากมีข้อผิดพลาด ให้เรียกผู้ทำผิดไปพูดคุยส่วนตัว

ในการทำงานย่อมมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นได้เป็นธรรมดา การดุด่า ตำหนิติเตียนที่ดีนั้น ควรมาจากเหตุผล ไม่ใช่จากอารมณ์โกรธ และไม่ควรดุด่าว่ากล่าวลูกน้องในที่สาธารณะหรือท่ามกลางพนักงานคนอื่นๆ ควรจะเรียกคุยเป็นการส่วนตัว (นอกจากจะทำผิดยกทีม) ซักถามสาเหตุของความผิดพลาด พิจารณาความผิดและพูดคุยถึงวิธีแก้ไขปัญหาร่วมกันต่อไป  การทำให้ลูกน้องเสียหน้าต่อหน้าผู้คนไม่ใช่เรื่องที่ดี อีกทั้งยังทำให้ความสัมพันธ์ในบทบาทหัวหน้าและลูกน้องเกิดช่องว่างขึ้นอีกด้วย

ท่องเอาไว้ว่าสิ่งที่หัวหน้าควรมีนอกเหนือจากความสามารถแล้วก็คือ ความเมตตา ที่ควรมีกับลูกน้องเพื่อเกื้อหนุนกันในการทำงาน

 

Share this item

ABOUT THE AUTHOR

Hima in the rain

อดีตนักเรียนศิลปะที่หลงรักการอ่าน ชื่นชอบการเขียน เพียรฝึกทำอาหาร สนใจใคร่รู้เรื่องราวต่างๆ รอบตัว การใช้ชีวิต กิน ดื่ม เที่ยว ระบบการศึกษาในสังคม เรื่องราวปฏิสัมพันธ์ของผู้คนทั้งในโลกยุคเก่าและโลกยุคใหม่อันมีเสน่ห์ที่แตกต่างแต่สามารถเชื่อมโยงผู้คนให้เข้าถึงซึ่งกันและกัน